Da ist man Klein(st)unternehmer:in oder Startup, möchte sich super organisieren, benötigt dafür aber Software. Hier ein Account, da ein Account – das summiert sich schnell, was man ungern – gerade am Anfang – nicht zahlen will/kann. Ich stelle Dir hier eine Auswahl zusammen, die wir selbst im Unternehmen verwenden, webbasiert und kostenlos ist. Selbstgehostet und DSGVO-konform.
Beitrag gekennzeichnet als unbezahlte Werbung, da Nennung von Unternehmen
Hinweis: Auch wenn ab und an der Begriff „datenschutzkonform“ fällt, dann biete ich mit diesem Beitrag keine Rechtsberatung! Ich handle aber nach bestem Gewissen und Wissen!
Webspace
Nicht kostenlos, aber zwingend notwendig. Ich empfehle All-Inkl und dort konkret das Premium-Paket. Das kostet knapp 10€ pro Monat inkl. ges. MwSt. und sollte von jedem tragbar sein. Da hast du 250GB Webspace und 10 Domains inklusive, ebenso wie deine Mails. Grundsätzlich kannst du da dann auch gleich deine Unternehmens-Webseite hosten 🙂
NextCloud- Datenaustausch/Cloud-Speicher
Du kennst eventuell Dropbox, Microsoft OneDrive und Google Drive. In der kostenlosen Version funktioniert das super, ist aber nicht datenschutzkonform, da die Server im europäischen Ausland stehen und die Anbieter teils sogar den Inhalt deiner Daten lesen dürfen.
Jetzt willst du aber Daten (Dokumente, Bilder, Videos, etc.) in der Cloud ablegen, sodass du zu jeder Zeit von jedem Ort (Laptop, Desktop, Smartphone) auf deine Daten zugreifen kannst. Des Weiteren willst du vielleicht auch ein paar Dateien mit deinen Kunden teilen per Download-Link, weil du natürlich keine 10MB per E-Mail versendest (bitte nicht machen!).
Wir nutzen NextCloud (ext. Link). Das ist ein cloudbasierter Datenspeicher, was sich auch „private Cloud“ übrigens nennt. Das „Programm“ basiert auf PHP und SQL, somit easy installierbar!
Es können Gruppen, Benutzer, Berechtigungen und Kontingente angelegt, bzw. eingestellt werden. Du kannst NextCloud via Webbrowser, Desktop- oder Smartphone-App nutzen. Das Beste an der Desktop-App ist, dass es sich bei Dateiänderung (bspw. wenn du ein Word-Dokument speicherst), die Datei automatisch mit der Cloud synchronisiert wird! Somit hast du effektiv eine Sicherung auf deinem PC/Laptop und in der Cloud!
Eine Downside gibt es aber: Kollaboratives Zusammenarbeiten an einem Dokument gleichzeitig geht leider nicht, dann gibt es nämlich einen Speicherkonflikt. Bist du aber alleine oder zu zweit/zu dritt, dann kann man sich kurz absprechen oder ein anderes Tool verwenden, welches eine Projekt-Verteilung ermöglicht, aber dazu gleich mehr 🙂
Kostenpflichtige Alternativen (wenn datenschutzkonform): Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive
Kimai – Zeiterfassung
Du führst noch Oldschool-Excel-Tabellen mit den konkreten Zeitaufwendungen, die du für deine Kunden benötigt hast? Nutze doch lieber eine Online-Zeiterfassung, wo du auch Kundenprojekte, Aufgaben, Auswertungen und Exporte anlegen bzw. dir anzeigen lassen kannst!
Für die Zeiterfassung nutzen wir Kimai (ext. Link), welches sogar von einem deutschen Entwickler gepflegt bz.w erstellt wurde!
In Kimai lege ich die Kunden und die Projekte an. Dann kann ich noch Aufgaben anlegen, welche ich dann „starten“, bzw. die Zeiterfassung darauf buchen kann. In der eigentlichen Zeiterfassung dann selbst kann ich noch eine Bemerkung reinschreiben, welches ich im Export als Tätigkeitennachweis nutze. Im Export selbst sehe ich dann wunderbar eine Ãœbersicht der Tätigkeiten und den benötigten Zeitaufwand inkl. Summe. Diese speichere ich mir dann als PDF ab und schicke sie als Anhang mit der Rechnung an den Kunden! Topp!
Man kann auch noch ein Zeit- oder Kostenbudget, Stundensätze je Mitarbeiter, etc. einrichten und direkt Rechnungen erstellen, aber wir nutzen es nur rein als Zeitnachweis inkl. der durchgeführten Tätigkeiten.
Für die Einrichtung bedarf es etwas mehr IT-Knowhow. Es muss via SSH auf den Server verbunden und dann per Composer das Tool installiert werden. Ist aber machbar und die Anleitung ist auch super!
Kostenpflichtige Alternative: Bspw. Clockodo.
KanBoard – Projektverwaltung
KanBoard (ext. Link) ist an die Methodik Kanban angelehnt. Sprich, du erstellst deine Aufgaben als „PostIt-Notes“ in Spalten. Die Spalten heißen bspw. „Ideensammlung“, „Bereit“, „in Bearbeitung“ und „Erledigt“. Je nachdem, in welchem Status sich die Aufgabe befindet, schiebst du die Karte per drag-and-drop in die entsprechende Spalte. Extrem übersichtlich! Du kannst die Aufgaben auch konkret Nutzern zuweisen, sodass sie sich nur ihre Aufgaben anzeigen lassen können! Ebenso kannst du je Aufgabe auch Teilaufgaben erstellen, sodass pro Aufgabe ein prozentualer Fortschritt entsteht!
Jedes Projekt/Board kannst du via öffentlichem Link auch direkt deinem Kunden teilen, sodass er immer sehen kann, wo ihr euch innerhalb des Projekts befindet! Wenn du das willst 😉
Durch kostenlose Erweiterungen kannst du dir auch ein Gantt-Diagramm anzeigen lassen, dafür musst du aber den geschätzten Zeitbedarf, das Start- und Fälligkeitsdatum eintragen. Wir nutzen es nur rein zur Übersicht, dass wir wissen, was noch offen ist, wo wer gerade an was arbeitet, was auf Kundenfreigabe wartet und was erledigt ist.
Kostenpflichtige Alternative: Bspw. Trello.
Thunderbird – E-Mail-Client
Die internen E-Mail-Clients für den Desktop, „Mail“ unter Windows und MacOS, taugen schon, aber will man mehr, so stoßt man gerade unter Windows schnell an seine Grenzen.
Wir nutzen auf den Desktops Thunderbird (ext. Link). Es lässt sich durch Erweiterungen optimal… ja.. erweitern 🙂 Gerade was Kontakte und Kalender angeht, aber dazu gleich mehr!
Kostenpflichtige Alternative: Microsoft Outlook.
Nochmals NextCloud – Kontakte und Kalender teilen
Möchtest du ein unternehmensweites Adressbuch mit Kontaktdaten, Namen, E-Mail, Telefon usw., dann gibt es eine Erweiterung für NextCloud namens „Kontakte“. Wenn du deine Kontakte mit bspw. deinem Smartphone einrichtest werden neue Kontakte automatisch in der Cloud gespeichert und mit deinen Kolleg:innen geteilt – über die Cloud! Und nur ihr habt Zugriff und keine „Datenkrake“ à la Google oder Microsoft! Das Austauschformat nennt sich in diesem Falle „CardDAV“ und ist bei Apple iOS ein Systemstandard. Bei Google Android muss glaube ich eine kostenpflichtige App einmalig gekauft werden, um die Austausch-Funktion zu aktivieren.
Das gleiche gilt auch für Kalender. Hier heißt die Erweiterung schlicht „Kalender“ und das Austausch-Format dazu „CalDAV“. Wir haben bspw. auf dem Smartphone unsere eigenen, privaten Kalender, sowie einen geteilten Kalender, der auf das Info-Postfach läuft. So können wir immer Termine eintragen und der Kollege sieht das gleich! Android braucht auch wieder eine separate App, um den Austausch von Kalendereinträgen zu ermöglichen; bei iOS ist es Systemstandard!
Kostenpflichtige Alternative: Microsoft Office 365 und Microsoft Exchange.
LibreOffice – Textverarbeitung, Tabellenkalkulation uvm.!
Pro Arbeitsplatz mal kurz eine Microsoft Office Business Lizenz kaufen für dein Unternehmen? Joa, geht schon, aber das geht schnell ins Geld!
Für einfache „Office-Dokumente“ nutzen wir LibreOffice (ext. Link) – das ist sogar (zum Teil) kompatibel mit Microsoft-Dokumenten. Manchmal gibt es komische Formatierungsfehler, wenn ein Word-Dokument geöffnet wird, aber gut – geht schon in den meisten Fällen.
Es kommt – ebenso wie Microsoft Office – mit einer Textverarbeitung (Word), einer Tabellenkalkulation (Excel), Datenbankverwaltung (Access) und einer Präsentationssoftware (PowerPoint).
Ganz ehrlich: Mit dem Funktionsumfang von Office kann es definitiv nicht mithalten, es sieht auch bisschen altbacken aus, aber für 95% unserer Anwendungsfälle reicht es aus!
Kostenpflichtige Alternative: Wie bereits erwähnt: Microsoft Office, Microsoft Office 365.
Unternehmens-Tools einfach ausprobieren – ‚kostet ja nichts!
Ja, wie in der Überschrift erwähnt: Teste es einfach mal! Wir nutzen es jedenfalls so aktiv im Business-Alltag!
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Und wenn du die OpenSource-Software nutzt, dann vergesse nicht, den Autoren etwas zu spenden, denn die können leider (noch?) nicht von Luft und Liebe leben 😉
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